AIを入れよう。そう決めて、ツールの比較を始めた。機能の一覧を並べ、料金を見比べる。どれも似ていて、決め手が見つからない。気がつくと、比べるだけで時間が過ぎていく。

この記事は、AIを入れたいが何から始めればよいか分からない、という中小企業の経営者の方に向けて、導入のときに押さえておきたいポイントを書いた記事です。AIの導入は、準備に時間をかけるより、1つの仕事で使い始めて、使いながら直していくほうが進みやすい、と私たちは考えています。

目次

導入の前に、時間をかけすぎない

AIのツールは、機能も料金も変わっていきます。細かく比べても決めきれないのは、自然なことです。そして、比べ続けているあいだは、AIを使い始められません。

AIは、使ってみてはじめて、自社の仕事に合うかどうかが分かります。思ったとおりに動かないことも、使ってみて気づきます。そのたびに頼み方や使う場面を直していくほうが、準備を完璧にしてから使い始めるより、前に進みます。AIにおいては、使いながらブラッシュアップしていくことが大切だと、私たちは経験から考えています。

もちろん、使い始めてから、つまずくことはあります。「入れること」自体が目的になり、現場に定着しないまま止まってしまう。そのつまずき方は、AI導入の失敗の記事に、データの品質、人材不足、古いシステム、試作止まりとして整理しています。だからこそ、始めるときに、押さえておきたいポイントがあります。

導入で押さえるポイントは、3つあります

導入するときから、使い始めたあとまで、次の3つを押さえておきます。

  1. 任せる仕事の、判断の基準を言葉にする。最初から完璧にせず、使いながら言葉を足していく。
  2. 任せる人を決める。業務を全体で見られる人を、あいだに立つ役割として置く。
  3. 使いながら、人が確かめる場所を決める。AIが「完了しました」と言ったあと、どこで確かめるかを決めておく。

この3つは、どれもツールの機能とは関係なく、会社の側で決められることです。順に、短くお伝えします。詳しくは、それぞれの記事にあります。

1. 任せる仕事の、判断の基準を言葉にする

AIは、会社の事情を知りません。何を良しとするのか、どんな前提があるのか、どういうときは例外なのか。それを言葉にして渡してはじめて、仕事を任せられます。

私たち自身も、自分たちの仕事をAIに任せようとして、何度も同じところでつまずきました。そこで頼み方を変え、判断の基準・前提・例外を先に言葉にして渡すと、返ってくるものが変わりました。使ってみて直した例です。

最初から、すべてを言葉にする必要はありません。まず、判断が多く、繰り返している仕事を1つ選んで、思いつく範囲で書き出します。使ってみて、期待と違うものが返ってきたら、その理由を言葉にして足していきます。言葉にできていないものは、人にもAIにも任せられません。詳しくは、AIに任せられない仕事の正体の記事に書いています。

2. 任せる人を決める

AIやDXの担当を決めるとき、いちばんパソコンに詳しい人を選ぶのは、自然な発想です。ただ、それで動かないことがあります。技術に詳しい人は、「どう作るか」から考え始めるからです。

必要なのは、人を替えることではなく、役割を分けることです。業務を知っていて、全体の流れで見られる人を、業務の側と技術の側のあいだに1人置きます。使いながら直していくときも、何を直すかを決めるのは、業務を知っている人だと、私たちは考えています。詳しくは、任せる人の選び方の記事にあります。

3. 使いながら、人が確かめる場所を決める

AIが「完了しました」と返してきても、それだけでは完了ではありません。使い始めたら、AIの結果を人が確かめる場所を、早めに決めておきます。確かめる場所は、前提、画面での動き、本番に近いデータでのテストの3つです。

AIに任せた仕事を、全部見直す必要はありません。確かめる場所を決めて、そこだけは人が見る。私たちの運用の中でも、AIの報告と実際の画面が食い違っていたことがありました。人が決めた場所で結果を見ると、おかしいことに気づけます。詳しくは、人が確かめる場所の記事に書いています。

何に使うか：任せる仕事と、人が持つ仕事

どの仕事にAIを使うかを選ぶときの目安は、ルール化できるか、結果に誰かが責任を持つ必要があるか、同じ作業が繰り返されているか、の3つの問いです。任せやすい仕事と、人が持つ仕事の分け方は、AIで補える業務と補えない業務の記事にまとめています。話してもらった内容をAIで文書に整える使い方は、業務マニュアルの記事にあります。

なお、同じ内容を何度も打ち直している、数字が表ごとに食い違っている、手順が担当者の頭の中にしかない。こうした状態では、AIより先に、業務の流れとデータを整えるほうが、早く成果につながります。AI導入支援のページにも、この見分け方を書いています。これは、ツールを比べる準備とは別の話です。

まず、1つの仕事で使い始める

私たちが関わったある士業の事務所では、特定の人しか回せない業務がいくつもありました。手順書はあるものの、実際には長年の経験で回している状態で、その人が休むと止まるという不安がありました。

このとき、ツールの話から入りませんでした。まず業務を見に行き、どの仕事が、どういう手順で、誰の判断に頼っているのかを整理しました。そのうえで、生成AIが役に立つ場所と、立たない場所を分けました。

結果として、すべてを一度に変えるのではなく、効果が確かめられる1つから始める形になりました。この事例は、事例ページでも紹介しています。

こんな会社で、こう使える

  • ツールを比べ続けて、始められずにいる会社なら、使い始める仕事を1つ決める。判断が多く、繰り返している仕事を選んで、判断の基準・前提・例外を、思いつく範囲で書き出してみてください。
  • 社内でいちばんパソコンに詳しい人に任せようとしている会社なら、任せる前に、業務を全体で見られる人がいるかを確かめる。その人を、業務の側と技術の側のあいだに置けるかを考えます。
  • すでにAIを使っている会社なら、いちばん大事な仕事について、人がどこで確かめているかを書き出す。前提、画面、本番に近いデータのうち、人が見ていない場所が、次に人が入る場所になります。

まとめ

中小企業のAI導入は、準備に時間をかけるより、1つの仕事で使い始めて、使いながら直していきます。そのときに押さえるポイントは、3つです。任せる仕事の判断の基準を言葉にして、使いながら足していく。任せる人を決める。使いながら、人が確かめる場所を決める。

ツールの比較は、使い始めてからでも間に合います。使ってみると、自社に必要な機能が見えてきます。

何から使い始めればよいか迷ったら、無料相談で、いまの状況をお聞かせください。次に手をつける1つを、その場でお伝えします。

DX FactoryのAI導入支援については、AI導入支援のページでご紹介しています。